Behovsanalyse rekruttering: Hvordan laver du en behovsanalyse, når du skal rekruttere til en ny rolle?

En behovsanalyse er processen med at identificere og definere de specifikke krav, færdigheder og egenskaber, der kræves til en ny rolle i en organisation. Formålet er at sikre, at både rollekravene og virksomhedens behov er tydeligt definerede, så rekrutteringsprocessen kan fokusere på at finde den rette kandidat.

Det er nemt at antage, at man ved, hvad der kræves til en bestemt stilling, men ved at gennemføre en struktureret behovsanalyse undgår man at overse vigtige detaljer eller overvurdere visse kvalifikationer. Det hjælper også med at undgå fejlrekrutteringer, som kan være dyre både i tid og penge.

Trin 1: Identificér virksomhedens behov

Det første skridt i en behovsanalyse er at forstå, hvorfor den nye rolle er nødvendig, og hvordan den passer ind i virksomhedens overordnede mål. Stil dig selv og teamet følgende spørgsmål:

• Hvorfor har vi brug for at besætte denne rolle?

• Hvilke forretningsmål er den nye rolle knyttet til?

• Hvordan vil denne rolle påvirke andre dele af organisationen?

Med et klart billede af virksomhedens behov bliver det nemmere at definere, hvilke kompetencer og erfaringer der er vigtige for rollen.

Trin 2: Definér arbejdsopgaver og ansvar

Næste skridt er at definere præcist, hvilke opgaver og ansvarsområder der følger med den nye rolle. Her er det vigtigt at være specifik. Tænk både på daglige opgaver og mere langsigtede ansvarsområder.

Eksempler på spørgsmål, du kan stille:

• Hvilke opgaver skal den ansatte håndtere dagligt?

• Hvilke projekter eller langsigtede initiativer vil personen være ansvarlig for?

• Hvilke resultater forventer vi, at denne rolle skal bidrage til?

At have en tydelig definition af arbejdsopgaverne gør det lettere at udforme et stillingsopslag og vurdere kandidaternes kompetencer.

Trin 3: Identificér nødvendige kompetencer

Når arbejdsopgaverne er klart definerede, kan du begynde at identificere de kompetencer og egenskaber, der kræves for at få succes i rollen. Her er det vigtigt at skelne mellem "skal-have"-kvalifikationer og "nice-to-have"-kvalifikationer.

• Hvilke tekniske færdigheder er nødvendige for at udføre opgaverne?

• Hvilke bløde færdigheder (f.eks. kommunikation, lederskab) er vigtige for at passe ind i virksomhedskulturen og samarbejde med teamet?

• Er der behov for specifik erfaring fra en bestemt branche eller type projekt?

For at skabe et så fuldstændigt billede som muligt kan det være en fordel at involvere flere personer i processen, såsom teammedlemmer eller afdelingsledere.

Trin 4: Vurder organisationens ressourcer

Inden du går videre med rekrutteringen, er det vigtigt at reflektere over, hvilke ressourcer der allerede findes i virksomheden. Hvis der f.eks. allerede er medarbejdere, der kan dække dele af de nye opgaver, er det måske ikke nødvendigt at ansætte en fuldt ud specialiseret profil. Der kan også være mulighed for intern udvikling, hvor en nuværende medarbejder påtager sig nye ansvarsområder.

Her er nogle spørgsmål at overveje:

• Findes der kompetencer internt, som kan dække dele af den nye rolle?

• Kan visse opgaver omfordeles til eksisterende personale?

• Er outsourcing eller midlertidige ansættelser en mulighed?

En ressourcevurdering hjælper dig med at afgøre, om det er nødvendigt at oprette en helt ny rolle, eller om der findes andre mere omkostningseffektive og tidseffektive løsninger.

Trin 5: Udarbejd en tydelig rollebeskrivelse

Når du har et klart billede af virksomhedens behov, arbejdsopgaver og nødvendige kompetencer, er det tid til at samle alt i en rollebeskrivelse. Denne beskrivelse vil fungere som grundlag for både stillingsopslaget og resten af rekrutteringsprocessen.

En god rollebeskrivelse indeholder følgende:

• En kort introduktion til virksomheden og dens mål

• En tydelig beskrivelse af rollens ansvarsområder

• En liste over de vigtigste kompetencer og kvalifikationer

• Forventninger til resultater og udvikling

Sørg for, at rollebeskrivelsen er så konkret og specifik som muligt, så du tiltrækker de rigtige kandidater og undgår at tiltrække en forkert målgruppe.

Trin 6: Overvej virksomhedens kultur og værdier

Et ofte overset aspekt af behovsanalysen er at tage stilling til, hvordan den nye medarbejder vil passe ind i virksomhedens kultur. Det er ikke nok blot at fokusere på tekniske og faglige færdigheder. En kandidat, der matcher virksomhedens værdier og kultur, vil ofte være mere engageret og blive længere i sin rolle.

Spørg dig selv:

• Hvordan er arbejdsmiljøet i virksomheden?

• Hvilke værdier er vigtige for virksomheden?

• Hvilke personlige egenskaber er afgørende for at lykkes i dette miljø?

At rekruttere en person, der deler virksomhedens værdier, mindsker risikoen for konflikter og øger sandsynligheden for, at vedkommende forbliver i virksomheden på lang sigt.

At gennemføre en grundig behovsanalyse er et afgørende første skridt i enhver rekrutteringsproces. Ved at tage dig tid til at identificere virksomhedens reelle behov, definere opgaver og kravprofil samt reflektere over ressourcer og kultur, sikrer du, at du rekrutterer den rette person til rollen. En veludført behovsanalyse reducerer risikoen for fejlrekrutteringer og skaber grundlaget for en effektiv og succesfuld rekrutteringsproces.