När det är dags att rekrytera en ny roll i ditt företag, är en väl genomförd behovsanalys avgörande för att säkerställa att du hittar rätt kandidat för jobbet. Behovsanalysen hjälper till att definiera vad företaget egentligen behöver, vilka kompetenser som krävs, och hur den nya rollen kommer att bidra till verksamhetens övergripande mål. I den här artikeln går vi igenom de viktigaste stegen för att genomföra en framgångsrik behovsanalys när du ska rekrytera.
Vad är en behovsanalys i rekrytering?
En behovsanalys är processen att identifiera och definiera de specifika krav, färdigheter och egenskaper som krävs för en ny roll i en organisation. Syftet är att säkerställa att både rollens krav och företagets behov blir tydligt definierade, så att rekryteringsprocessen kan fokusera på att hitta rätt kandidat.
Det är lätt att anta att du vet vad som krävs för en viss position, men genom att utföra en strukturerad behovsanalys kan du undvika att missa viktiga detaljer eller övervärdera vissa kvalifikationer. Det hjälper också till att undvika felrekryteringar, som kan bli kostsamma både i tid och pengar.
Steg 1: Identifiera verksamhetens behov
Det första steget i en behovsanalys är att förstå varför den nya rollen behövs och hur den passar in i företagets övergripande mål. Ställ dig själv och teamet följande frågor:
- Varför behöver vi fylla den här rollen?
- Vilka affärsmål är den nya rollen kopplad till?
- Hur kommer denna roll att påverka andra delar av organisationen?
Genom att ha en klar bild av företagets behov blir det enklare att definiera vilka kompetenser och erfarenheter som är viktiga för rollen.
Steg 2: Definiera arbetsuppgifter och ansvar
Nästa steg är att noggrant definiera vilka arbetsuppgifter och ansvar som kommer med den nya rollen. Här är det viktigt att vara specifik. Tänk på både de dagliga uppgifterna och mer långsiktiga ansvarsområden.
Exempel på frågor att ställa är:
- Vilka uppgifter kommer den anställde att hantera dagligen?
- Vilka projekt eller långsiktiga initiativ kommer personen att ansvara för?
- Vilka resultat förväntar vi oss att denna roll ska bidra till?
Att tydligt definiera arbetsuppgifterna kommer att underlätta när du senare ska skapa en jobbannons och bedöma kandidaternas kompetenser.
Steg 3: Identifiera nödvändiga kompetenser
När arbetsuppgifterna är tydligt definierade kan du börja identifiera de kompetenser och egenskaper som krävs för att lyckas i rollen. Här är det viktigt att skilja mellan ”måste-ha”-kvalifikationer och ”bra-att-ha”-kvalifikationer.
- Vilka tekniska färdigheter behövs för att klara av arbetsuppgifterna?
- Vilka mjuka färdigheter (t.ex. kommunikation, ledarskap) krävs för att passa in i företagets kultur och samarbeta med andra teammedlemmar?
- Behövs det specifik erfarenhet från en viss bransch eller typ av projekt?
För att skapa en så komplett bild som möjligt kan det vara bra att involvera flera personer i denna process, såsom teammedlemmar eller avdelningschefer.
Steg 4: Utvärdera organisationens resurser
Innan du går vidare med rekryteringen är det viktigt att reflektera över vilka resurser som finns inom företaget. Om det exempelvis redan finns personer inom organisationen som kan täcka delar av de nya arbetsuppgifterna, kanske du inte behöver rekrytera en fullfjädrad specialist. På samma sätt kan det finnas möjligheter för interna karriärutvecklingar där en anställd kan ta på sig nya ansvarsområden.
Här är några frågor att överväga:
- Finns det kompetens inom företaget som kan fylla delar av den nya rollen?
- Kan vissa arbetsuppgifter omfördelas till befintlig personal?
- Är det aktuellt med outsourcing eller tillfälliga anställningar?
Att göra en resursutvärdering hjälper dig att avgöra om det är nödvändigt att skapa en helt ny roll eller om det finns andra lösningar som kan vara kostnadseffektiva och tidseffektiva.
Steg 5: Skapa en tydlig rollbeskrivning
När du har en tydlig bild av företagets behov, arbetsuppgifterna och de nödvändiga kompetenserna är det dags att sammanställa allt i en rollbeskrivning. Denna beskrivning kommer att fungera som bas för både jobbannonsen och under hela rekryteringsprocessen.
En bra rollbeskrivning innehåller följande:
- En kort bakgrund om företaget och dess mål
- En tydlig beskrivning av rollens ansvarsområden
- En lista över de viktigaste kompetenserna och kvalifikationerna
- Förväntningar på resultat och utveckling
Se till att din rollbeskrivning är så konkret och specifik som möjligt, så att den attraherar rätt typ av kandidater och undviker att locka fel målgrupp.
Steg 6: Överväg företagets kultur och värderingar
En ofta förbisedd aspekt av behovsanalysen är att överväga hur den nya medarbetaren kommer att passa in i företagets kultur. Det räcker inte att bara fokusera på tekniska och professionella färdigheter. En kandidat som passar in i företagets värderingar och kultur är ofta mer engagerad och långsiktig i sin roll.
Fråga dig själv:
- Hur ser företagets arbetsmiljö ut?
- Vilka värderingar är viktiga för företaget?
- Vilka personliga egenskaper är avgörande för att lyckas i denna arbetsmiljö?
Att rekrytera en person som delar företagets värderingar minskar risken för konflikter och ökar sannolikheten att den anställde stannar längre i företaget.
Att göra en noggrann behovsanalys är ett kritiskt första steg i varje rekryteringsprocess. Genom att ta dig tid att identifiera företagets verkliga behov, definiera arbetsuppgifterna och kravprofilen, och reflektera över företagets resurser och kultur, kan du säkerställa att du rekryterar rätt person för rollen. En väl genomförd behovsanalys minskar risken för felrekryteringar och lägger grunden för en effektiv och framgångsrik rekryteringsprocess.
Författare: Malin Cartagena Lindell
Granskare: Moa Jacobsson
