När det kommer till att hitta rätt kandidat för en tjänst, kan det vara lätt att fokusera på de mer uppenbara delarna av rekryteringsprocessen, såsom intervjuer och kompetenstester. Men en aspekt som ibland förbises, men som är otroligt viktig, är referenstagning. För rekryterare är detta ett av de sista, men mest avgörande, stegen i processen. Att veta hur man ska närma sig referenstagning och vad man ska leta efter kan vara skillnaden mellan en lyckad rekrytering och en felrekrytering.
Varför är referenstagning viktig i rekryteringsprocessen?
Referenstagning ger rekryteraren möjlighet att få en objektiv bild av kandidaten från någon som tidigare har arbetat med denne. Det kan fungera som en validering av den bild som kandidaten har presenterat av sig själv under intervjuer och tester. Dessutom kan referenser ge inblick i områden som inte alltid går att fånga genom andra metoder, som arbetsstil, samarbetsförmåga och hantering av pressade situationer.
Även om en kandidat kan framstå som perfekt på papper och prestera bra under intervjuer, kan en referens avslöja detaljer som antingen bekräftar eller ifrågasätter dessa intryck. Att hoppa över detta steg kan vara en riskfylld strategi för företag.
När i är det rätt tid i processen att ta referenser?
Referenstagning bör inte ske för tidigt i processen. Det rekommenderas att man väntar tills man har en eller två slutkandidater innan man når ut till deras referenser. Om man gör det för tidigt, riskerar man att slösa tid och resurser, både för sig själv och för referenserna. Dessutom kan det kännas olustigt för kandidaten om deras nuvarande arbetsgivare blir kontaktad innan ett konkret jobberbjudande är på bordet.
En annan viktig aspekt är att inte enbart förlita sig på referenser. De bör betraktas som en del av den större bilden, tillsammans med intervjuer, tester och övriga intryck.
Hur väljer man rätt referenser?
Som rekryterare bör du vara medveten om att kandidater ofta väljer referenser som de vet kommer att ge dem en positiv rekommendation. Detta är naturligt och förståeligt, men det är viktigt att du som rekryterare försöker balansera denna potentiala bias genom att begära referenser som har en direkt och nära relation till kandidaten inom den professionella världen.
Här är några exempel på referenser som kan ge värdefull information:
- Tidigare chefer: Dessa referenser kan ge dig insikt i kandidatens förmåga att arbeta självständigt, följa instruktioner och prestera under övervakning.
- Kollegor: En kollega kan ge information om kandidatens samarbetsförmåga och hur de fungerar i ett team.
- Underordnade: Om kandidaten har haft en ledarroll, kan underordnade ge en bild av kandidatens ledarskapsstil och förmåga att inspirera och leda andra.
- Kunder eller externa samarbetspartners: Dessa referenser kan vara särskilt användbara om kandidaten har arbetat i en roll som innebär mycket kundkontakt.
Vilka frågor bör man ställa under referenstagning?
När man kontaktar en referens är det viktigt att förbereda relevanta frågor som verkligen hjälper till att måla upp en rättvisande bild av kandidaten. Här är några exempel på frågor som kan vara värdefulla:
- Hur skulle du beskriva kandidatens arbetsmoral?
Den här frågan kan ge insikt i kandidatens engagemang, ansvarstagande och villighet att lägga ner det extra arbetet när det behövs. - Hur hanterar kandidaten stressiga situationer eller press?
Arbetsplatser kan vara stressiga och det är viktigt att veta hur kandidaten presterar när trycket ökar. En referens kan ge exempel på specifika situationer där kandidaten har hanterat stress. - Hur fungerar kandidaten i gruppsamarbeten?
En stor del av arbetslivet innebär att arbeta i team. Därför är det viktigt att veta om kandidaten fungerar bra med andra eller om det kan finnas utmaningar. - Hur skulle du beskriva kandidatens kommunikationsförmåga?
Kommunikation är en grundläggande färdighet på de flesta arbetsplatser. En referens kan ge en bild av hur väl kandidaten kommunicerar med chefer, kollegor och externa parter. - Vilka är kandidatens största styrkor och utvecklingsområden?
Den här frågan ger en balanserad syn på vad kandidaten excellerar i och var de kan behöva stöd eller utveckling. En ärlig referens kommer inte bara att ge positiv feedback, utan också uppmärksamma potentiella svagheter.
Hur tolkar man svaren från referenser?
Det är viktigt att komma ihåg att referenstagning kan vara subjektivt. Ibland kan en negativ referens inte nödvändigtvis innebära att kandidaten är olämplig för rollen, utan det kan spegla en personlig konflikt eller en särskild arbetsmiljö. Som rekryterare är det därför viktigt att lyssna noggrant och ställa följdfrågor som hjälper till att kontextualisera svaren.
Tänk också på att vissa referenser kan vara ovilliga att ge mycket detaljerad feedback, särskilt om de arbetar på större företag med policyer om begränsad informationsdelning. I dessa fall kan det vara värt att be om allmänna omdömen och fokusera på det som faktiskt kan delas.
Etik och integritet
Som rekryterare måste du alltid hålla etiska överväganden i åtanke när du genomför referenstagning. Det är viktigt att behandla informationen du får in med respekt och konfidentialitet. Undvik att ställa frågor som rör personliga detaljer som inte är relevanta för jobbet, och var tydlig med att referensens feedback kommer att användas för att fatta ett rättvist och informerat beslut.
Referenstagning är ett kraftfullt verktyg i rekryteringsprocessen och kan bidra till att säkerställa att du gör det bästa valet för din organisation. Genom att välja rätt referenser, ställa genomtänkta frågor och tolka svaren noggrant kan du få en mer komplett bild av kandidaten, vilket minskar risken för felrekrytering. Det är en process som kräver tid och noggrannhet, men som i slutändan kan vara avgörande för att hitta den bästa personen för jobbet.
Författare: Nicklas Wikblad
Granskare: Moa Jacobsson
-3.png)
